Routing in Teams-Telefonsystemen Teil 2: am Beispiel erklärt

Immer wieder werde ich gefragt, wie das Routing in den verschiedenen Fällen zwischen zwei teilnehmenden Teams stattfindet. Doch was ist Routing? Routing ist einfach der Leitungsweg eines Telefonanrufs. Im Routing stellen wir dar was passiert, wenn ein Teilnehmer einen anderen anruft und über welche Datenströme – und sofern vorhanden – welche Telefonnummern das System dann kommuniziert.

Einige Annahmen in der Beispielfirma

Die Stuntman-Agentur von Judith alias „Jodie“ und Karl alias „Colt“ gibt es nun schon einige Jahre. Die Agentur arbeitet deutschlandweit und beschäftigt mehr als 40 Mitarbeiter an zwei Standorten (Hamburg und München). Das Unternehmen erbringt Dienstleistungen für den gesamten europäischen Raum. Zu ihren Kunden zählen Redaktionen und Filmteams in ganz Europa. Gerne werden sie aber auch von Firmen gebucht: zum Beispiel für Firmenveranstaltungen oder Motivations-Trainings. Die Agentur vermittelt neben den eigenen Leistungen auch selbstständige Stuntman und Stuntfrauen. Auch die Lieferung von Stunt-Equipment und der Service dafür gehört zum Geschäft. „Colt“ möchte das Routing für seine Telefonanlage verstehen, die Erreichbarkeit für seine Kunden und Partner verbessern und fragt mich um Rat:

Beispiel-Situationen für Routing mit Externen

Routing-Situation 2: Telefonat annehmen von Teams zum Festnetz als Externer

Mitarbeiter Hamburg wählt die Nummer eines Kunden, der um einen Rückruf gebeten hat. Er wählt die Festnetznummer in der Pfalz, die der Kunde ihm als Rückrufnummer genannt hat.

1. Teams als Telefonsystem stellt automatisch fest, dass diese Nummer NICHT zur hauseigenen Teams-Telefonanlage gehört und routet „extern“, d. h. von Teilnehmer Hamburg zum Kunden in der Pfalz.
2. Der Kunde in der Pfalz nimmt den Anruf auf seinem Festnetztelefon entgegen.
3. Es wird eine Verbindung ins öffentliche Telefonnetz genutzt.
4. Der Anruf ist nicht verschlüsselt.
5. Telefonverbindungskosten ab 0ct/Minute EUR für die Verbindung von Hamburg zum Kunden, je nach gebuchter Flatrate oder Tarifoption für Standort oder die gesamte Firma (sehen Sie dazu auch Providertarife).

Routing-Situation 2a: Telefonat annehmen von Teams zum Handy als Externer

Mitarbeiter Hamburg wählt die Nummer eines Kunden, der um einen Rückruf gebeten hat. Er wählt die Mobilfunknummer, die der Kunde ihm als Rückrufnummer genannt hat.

1. Teams als Telefonsystem stellt automatisch fest, dass diese Nummer NICHT zur hauseigenen Teams-Telefonanlage gehört und routet „extern“, d. h. von Teilnehmer Hamburg zum Kunden in der Pfalz.
2. Der Kunde in der Pfalz nimmt den Anruf auf seinem Mobiltelefon entgegen.
3. Es wird eine Verbindung ins öffentliche Mobilfunknetz genutzt.
4. Der Anruf ist nicht verschlüsselt.
5. Telefonverbindungskosten ab 0ct/Minute EUR für die Verbindung von Hamburg zum Kunden, je nach gebuchter Flatrate oder Tarifoption für Standort oder die gesamte Firma (sehen Sie dazu auch Providertarife).

Routing-Situation 2b: Telefonat über Microsoft Cloud 

Mitarbeiter Hamburg wählt die Nummer eines Kunden, der um einen Rückruf gebeten hat. Er wählt die „Teams-E-Mail-Adresse“, die der Kunde ihm als Rückrufnummer genannt hat.

1. Teams als Telefonsystem stellt automatisch fest, dass diese Nummer NICHT zur hauseigenen Teams-Telefonanlage gehört und routet „extern“, d. h. von Teilnehmer Hamburg zum Kunden in der Pfalz.
2. Es wird eine Verbindung in die Microsoft Cloud genutzt.
3. Der Anruf ist verschlüsselt.
4. Der Kunde in der Pfalz nimmt den Anruf auf seinem Teams entgegen.
5. Telefonverbindungskosten: 0,- Euro

Routing-Situation 2c:

Mitarbeiter Hamburg wählt die Nummer eines Kunden, der um einen Rückruf gebeten hat. Er wählt die „Skype-E-Mail-Adresse“, die der Kunde ihm als Rückrufnummer genannt hat.

1. Teams als Telefonsystem stellt automatisch fest, dass diese Nummer NICHT zur hauseigenen Teams-Telefonanlage gehört und routet „extern“, d. h. von Teilnehmer Hamburg zum Kunden in der Pfalz.
2. Es wird eine Verbindung in die Microsoft Cloud genutzt.
3. Der Anruf ist verschlüsselt.
4. Der Kunde in der Pfalz nimmt den Anruf auf seinem Skype.com Anschluss entgegen.
5. Telefonverbindungskosten: 0,- Euro

Was die Erreichbarkeit ausmacht

Was „Colt“ wirklich wissen will sind die möglichen Fallstricke und Kosten, die entstehen können. Er möchte eine Entscheidung für mehrere Jahre treffen, daher sollte das Erreichbarkeitskonzept ordentlich geplant und auch auf die Agentur abgestimmt sein. Ein Dienstleistungsunternehmen, in dem es mehrere Zweigstellen und Home Office mit OneDrive, Teams, Outlook und diversen digitalen Kommunikationsmitteln gibt, muss der Erreichbarkeit für bestehende und potentielle Kunden eine hohe Aufmerksamkeit zukommen! Kunden, die Fragen zu Dienstleistungen oder Ersatzteilen haben oder auch Mitarbeiter, die sich zu internen Themen absprechen wollen, benötigen eine sinnvolle Kommunikations- und Telefonanlage.

Warum das Telefon wichtig ist:

• Nicht jeder Kunde möchte seine Frage ausführlich in einer E-Mail schriftlich stellen.
• E-Mails von Kunden mit Fragen führen häufig zu neuen Fragen.
• Dienstleistungen laufen auch auf emotionaler Ebene ab. Ein Brief kann eine persönliche Beratung nicht ersetzen.

Wie Sie Ihre telefonische Erreichbarkeit stärken, zeigen wie Ihnen in einem persönlichen Gespräch und erläutern die Möglichkeiten moderner Arbeitskonzepte mithilfe von Microsoft Office.

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