Digitaler Arbeitsplatz effizient nutzen
Es pingt, swooscht und bimmelt am Arbeitsplatz: E-Mails, Teams-Nachrichten, Kalender-Erinnerungen prasseln in unsere Inbox und lenken uns ab, von dem, was wir gerade tun. Jede Notification bringt uns raus. Jede Erinnerung, die rechts oben im Desktop einfliegt, stört. Wie bleiben wir trotz eingehender Nachrichten, die ja zum Arbeiten dazugehören, konzentriert? In diesem Blogbeitrag werfen wir einen genaueren Blick auf Tipps, die Ihnen helfen können, Ihre Arbeit effizienter und konzentrierter zu gestalten.
Töne und Benachrichtigungen ausschalten
Klingt so simpel. Ist es aber manchmal gar nicht. Ablenkung reduzieren, ist eine der wichtigsten Maßnahmen, um produktiver zu arbeiten. Ständige Benachrichtigungen und Warntöne können den Arbeitsfluss erheblich stören. Deaktivierte Töne und Benachrichtigungen – auch wenn nur für einen bestimmten Zeitraum von 90 Minuten – helfen Aufgaben konzentriert und wesentlich schneller zu erledigen.
E-Mail-Zeiten festlegen
Die Flut von E-Mails kann überwältigend sein. Ein bewährter Ansatz ist es, sich auf bestimmte Zeiten am Tag zu beschränken, um E-Mails zu checken. Legen Sie bestimmte Zeiten fest, an denen Sie Ihre E-Mails durchgehen und beantworten. Zum Beispiel könnten Sie festlegen, dass Sie morgens um 10 Uhr und nachmittags um 13 Uhr E-Mails durchgehen. Das vermeidet ständige Unterbrechungen – für manchmal doch nicht ganz so wichtige E-Mails.
Termine als Einladungen verschicken
Die Planung von Meetings und Terminen kann oft zeitaufwändig sein. In Outlook werden Termine als Einladung verschickt, auf die Teilnehmende antworten und eine Bestätigung des Termins auslösen. Dies erleichtert nicht nur die Koordination, sondern ermöglicht es Ihnen auch, im Voraus zu planen. Wie man Termine mit mehreren Teilnehmern koordiniert, habe ich hier zusammengefasst: Terminfindung mit Microsoft Outlook für mehrere Teilnehmer.
Terminbestätigungen einfordern
Damit Termine effizient genutzt werden, können Sie eine Regel implementieren: Wenn innerhalb von 24 Stunden vor dem geplanten Termin keine Bestätigung eingegangen ist, wird der Termin abgesagt und ein neuer vorgeschlagen. Dies hilft, unnötige Wartezeiten zu vermeiden – für alle Beteiligten.
Wer Outlook nicht verwenden möchte und mit einem MAC arbeitet – findet hier den Hilfeartikel.
Die effektive Nutzung moderner Tools wie Outlook erfordert eine bewusste Gestaltung der Arbeitsgewohnheiten. Durch das Ausschalten von Ablenkungen, das gezielte Management von E-Mails und die intelligente Planung von Terminen kann die Zeit im Arbeitsalltag effizient genutzt werden.
Foto von Austin Distel auf Unsplash
Tags:
