„Hallo Sebastian, bei Microsoft kann ich ich das Telefonsystem für unter 10 Euro dazu kaufen, aber was ist da enthalten?“ So oder vergleichbar ist die Frage, die mir meine Kunden stellen. Daher möchte ich Ihnen eine kurze Zusammenfassung über mein Lieblingsthema, das Telefonsystem, geben.
Das Microsoft-Telefonsystem
Das Microsoft-Telefonsystem ist eine komplette Telefonanlage wie wir sie aus der Vergangenheit schon kennen. Es ist für den Anlagen-Anschluss von Unternehmen gedacht. Die Anlage kann dabei wenige Nummern bis hin zu mehreren 1.000 Nummern verwalten. Genauer gesagt können Sie mit nur wenigen Mitarbeitern anfangen und später das gleiche Konfigurationskonzept für mehrere 1.000 Mitarbeiter kopieren und nutzen. Ich nenne es skalieren, den die Anlage wächst nach Bedarf mit Ihnen und Ihrem Unternehmen.
Die Anwender-Sicht
Wie sieht das Ganze auf Nutzer-Seite aus? Die Änderung mit der Zubuchung der Lizenz „Microsoft Telefon System“ durch den Administrator ist unproblematisch.
- Beim Benutzer erscheint nach wenigen Stunden im Bereich „Anrufe“ ein Wahlfeld mit dem Rufnummern gewählt werden können.
- Ebenso bekommt man ein Kurzwahl Fenster und einen Verlauf der letzten Telefon Anruf angezeigt.
- Im Bereich „Einstellungen von Teams“ kommen nun in im Abschnitt „Anrufe“ weitere Optionen hinzu, welche nun auch eingestellt werden können.
- Besonders interessant finde ich hier, die Voicemail Möglichkeiten und die Möglichkeiten des Weiterleitens.
- Achtung: Nach der Buchung für den Mitarbeiter, ist die gesamte Funktionalität da, muss jedoch noch konfiguriert werden.
Die Konfigurationsseiten für Administratoren
Viel spannender sieht es aber auf der Administratorenseite aus. Hier geht es an das Eingemachte und wird auch schnell komplex, denn die Möglichkeiten sind vielfältig. In der folgenden Darstellung finden Sie alle Optionsfelder und Möglichkeiten, die Sie jetzt konfigurieren müssen oder können.
Telefonnummern:
Teams als Telefonanlage benötigt die Angabe für welche Rufnummern Teams zuständig ist und welche über das öffentliche Telefonnetz zugeführt werden.
Anruf Richtlinien:
Microsoft Teams erlaubt Administratoren durch Anrufrichtlinien, welche Anruf- und Weiterleitungsfunktionen für Benutzer verfügbar sind. Anrufrichtlinien bestimmen, ob ein Benutzer private Anrufe führen, gleichzeitiges Anrufen an andere Benutzer, Anrufe an Voicemail weiterleiten, Anrufe an Anrufgruppen senden, Delegierung für ein- und ausgehende Anrufe kann und vieles mehr.
Anruf-ID-Richtlinien:
Ein Administrator kann die Anrufer-ID-Richtlinien verwenden, um die Anrufer-ID (auch als Anruferleitungs-ID bekannt) zu ändern oder zu blockieren.
Wählpläne:
Bei einem Wählplan handelt es sich um einen benannten Satz von Normalisierungsregeln, mit dem die von einzelnen Benutzern gewählten Telefonnummern zum Zweck der Anrufautorisierung und des Sprachroutings in ein alternatives Format (normalerweise E.164) übersetzt werden. Wenn Sie z.B. 07272-770270 eingeben, wird daraus automatisch das internationale Format +497272770270
Notfallrichtlinien:
Hier können Sie mithilfe von Richtlinien für Notrufe in Microsoft Teams definieren, was geschieht, wenn ein Teams-Benutzer in Ihrer Organisation einen Notruf abgeben möchte.
VoIP-Routingrichtlinien:
Eine VoIP-Richtlinie definiert, welche Anruffunktionen für den Benutzer verfügbar sind.
Automatische Telefonzentralen:
Hier haben sie vielfältige Möglichkeiten Einstellungen vorzunehmen für die zentrale Nummern und die Verteilerregeln zu ihren Nebenstellen.
Anrufwarteschleifen:
Anrufwarteschleifen erlauben die Einstellung von automatischen:
- Begrüßungsnachrichten
- Musik, während Anrufer in der Warteschleife warten
- Weiterleitung der Anrufe nach Eingang an Telefonberater
- Optionen für das Vorgehen bei überzähligen Anrufen und Erreichen des Zeitlimits
Urlaub:
Mithilfe der Funktion können Sie als Administrator festlegen, zu welchen Zeiten Ihr Unternehmen nicht erreichbar ist und automatische Einstellungen vornehmen: Zum Beispiel an einem Feiertag und welche Art der Ansage in einem solchen Fall abgespielt werden soll.
Was die Erreichbarkeit ausmacht
Was Kunden wissen wollen sind die möglichen Fallstricke und Kosten, die entstehen können. Er möchte eine Entscheidung für mehrere Jahre treffen, daher sollte das Erreichbarkeitskonzept ordentlich geplant und auch auf das Unternehmen abgestimmt sein. Ein Dienstleistungsunternehmen, in dem es mehrere Zweigstellen und Home Office mit OneDrive, Teams, Outlook und diversen digitalen Kommunikationsmitteln gibt, muss der Erreichbarkeit für bestehende und potentielle Kunden eine hohe Aufmerksamkeit zukommen! Kunden, die Fragen zu Dienstleistungen oder Ersatzteilen haben oder auch Mitarbeiter, die sich zu internen Themen absprechen wollen, benötigen eine sinnvolle Kommunikations- und Telefonanlage.
Warum die telefonische Erreichbarkeit wichtig ist:
- Nicht jeder Kunde möchte seine Frage ausführlich in einer E-Mail schriftlich stellen.
- E-Mails von Kunden mit Fragen führen häufig zu neuen Fragen.
- Dienstleistungen laufen auch auf emotionaler Ebene ab. Ein Brief kann eine persönliche Beratung nicht ersetzen.
Wie Sie Ihre telefonische Erreichbarkeit stärken, zeigen wie Ihnen in einem persönlichen Gespräch und erläutern die Möglichkeiten moderner Arbeitskonzepte mithilfe von Microsoft Office.
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