So leiten Unternehmen die interne Kommunikation an die IT
In der heutigen digitalen Ära ist die effektive Bereitstellung von IT-Services entscheidend für den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen. Unternehmen setzen verstärkt auf Tools wie Microsoft Teams, um die interne Kommunikation zu vereinfachen und die Zusammenarbeit zu verbessern. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie den internen IT-Service schützen und die internen Anfragen an die IT aus dem Unternehmen qualifizieren und bündeln.
Es ist eine menschliche Tendenz, den schnellsten Weg zu wählen, wenn es um die Lösung von Problemen geht. Statt den offiziellen Kanal wie die Service-E-Mail (z.B. ) zu nutzen, greifen Mitarbeiter oft direkt auf bekannte Kollegen zu, um ihre Anliegen zu klären. Dies mag zwar zunächst effizient erscheinen, kann aber langfristig zu einer Fragmentierung des IT-Services führen und die Arbeitsabläufe beeinträchtigen.
Interne Kommunikation – Tools und Teams-Einstellungen
Hier sind einige Schritte, die Unternehmen ergreifen können, um die interne Kommunikation zu sammeln:
Etablieren eines zentralen Helpdesks
Ein zentraler Helpdesk, wie z.B. , verbunden mit einem Ticketsystem, ist entscheidend. So werden alle Serviceanfragen erfasst und periodisiert. Mitarbeiter sollten ermutigt werden diesen Kanal für Supportanfragen zu nutzen, um eine strukturierte Bearbeitung zu gewährleisten.
Integration von Active Directory und Ticketsystem
Eine nahtlose Integration zwischen dem Active Directory und dem Ticketsystem ist von Vorteil, um Benutzer eindeutig zu identifizieren. Dies ist besonders wichtig in Unternehmen mit ähnlich klingenden Namen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen mit ihren Anliegen unterstützt werden.
Einführung einer zentralen Servicetelefonnummer
Eine interne Servicetelefonnummer bietet einen weiteren Kanal für Serviceanfragen. Durch die Implementierung eines Contact Centers in der Telefonzentrale können Anrufe effizient an die entsprechenden IT-Mitarbeiter weitergeleitet werden.
Nutzung von Statusmeldungen in Microsoft Teams
Um die Zentralisierung interner Anfragen zu fördern, sollten IT-Mitarbeiter Chats blockieren, die Serviceanfragen enthalten. Durch die Festlegung von Statusmeldungen können sie deutlich machen, dass sie für Supportanfragen über den offiziellen Kanal erreichbar sind.
Hier ein Bild wie jeder Mitarbeiter diese Einstellung direkt hinterlegen kann:
So sieht es aus, wenn ein Mitarbeiter, der den IT Kollegen direkt/intern erreichen will, im Teams-Chat anschreibt:
Die Implementierung dieser Maßnahmen erfordert eine klare interne Kommunikation und Schulung der Mitarbeiter. Es ist wichtig, den Mehrwert des zentralisierten IT-Services zu betonen und die Vorteile einer strukturierten Herangehensweise zu verdeutlichen. Letztendlich führt eine effektive interne Kommunikation nicht nur zu einer verbesserten Effizienz, sondern auch zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden. Ein weiterer Tipps für die interne Kommunikation über Standorte und ggf. Zeitzonen hinweg ist die Profilkarte von Microsoft Outlook. Wie Sie Ihre Arbeitszeiten und Erreichbarkeit über Länder- und Zeitgrenzen hinweg einstellen, lesen Sie hier: Microsoft Profil richtig ausfüllen.
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