Sie erhalten viele Teams-Nachrichten und wollen oder können diese nicht sofort beantworten. Sie fragen sich, wie sie die Chats effizient verwalten sollen?
In diesen kurzen Teams-Tipp zeige ich Ihnen wie Sie Chatnachrichten in Microsoft Teams verwalten können.
Wir bekommen viele Nachriten via Teams-Chat und nicht immer können wir uns direkt darum kümmern. Oder wollen uns an eine Nachricht zu einem später Zeitpunkt erinnern bzw. erinnern lassen. Diese Tipps helfen Ihnen genau dabei. Schauen wir uns das Beispiel an.
Ich habe eine Nachricht von einer Kollegin bekommen, dass sie sich ein Task erst nach dem Urlaub ansehen kann.
Wir haben vier Möglichkeiten diese Nachricht zu verwalten.
1. Als ungelesen markieren
Sie können zuerst die Nachricht von Ihrem Kollegen mit einem Emoji kommentieren. Das zeigt, dass Sie die Nachricht gelesen haben.
Danach können Sie die Nachricht auch „als ungelesen markieren“, damit Sie sich dran erinnern. Das geht einfach über die „…“, wenn Sie mit der Maus über die Nachricht fahren. Nach „ungelesenen Nachrichten“ können Sie auch filtern.
2. An Outlook senden
Man kann die Nachricht im Teams-Chat auch an sein Outlook senden, wenn man lieber mit E-Mails arbeitet. Das geht einfach über die „…“, wenn Sie mit der Maus über die Nachricht fahren – hier im Bild „Share to Outlook“. Es öffnet sich eine Outlook-Mail mit der Teams-Nachricht darin. Diese schicken Sie an sich selbst. Sie erhalten eine neue E-Mail in Ihrer Inbox und können sich so dran erinnern lassen. Der Link in der E-Mail bringt Sie direkt zur Unterhaltung im Teams-Chat.
3. Aufgabe erstellen (Create task)
Sie können aus der Nachricht mit Klick auf „…“ auch eine Aufgabe erstellen. Dabei gibt es verschiedene Einstellungen z. B. Priorität, Abgabedatum und wann die Aufgabe Sie erinnert, die Aufgabe zu tun. Je nachdem, was für eine App Sie für Ihre Tasks nutzen, wird diese Aufgabe in Outlook in Aktivitäten angezeigt.
4. Nachrichten-Flow (Message flow) – verspätete Antwort
Sie können mit der Nachricht auch einen Message Flow erstellen. Das hilft Ihnen auf Nachrichten zu antworten, die Außerhalb der Arbeitszeiten eintreffen. Diese Funktion können Sie anlegen unter „…“ und dann „create new action“. Es öffnet sich die Microsoft Flow Templates. In „follow up on a message“, können Sie eine Antwortzeit definieren und die Nachricht (auch „deleyed reply to a message“). Das sendet diese Teams-Chat-Nachricht erst zu einem späteren, vordefinierten Zeitpunkt. Und ist für Nachrichten gedacht, die z. B. nach 18 Uhr eingehen. Ihre Antwort wird erst am nächsten Tag bzw. zu dem Zeitpunkt verschickt, den Sie festgelegt haben.
Es gibt also vier Möglichkeiten, wie Sie Ihre Chats verwalten können, indem Sie sie als ungelesen markieren, für Outlook freigeben, eine Aufgabe erstellen oder sogar einen Workflow anlegen. Das ist besonders sinnvoll, wenn Sie Teams zusammen mit dem Contact Center verwenden. Probieren Sie es noch heute aus.
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