Im letzten Beitrag habe ich Ihnen die Vorteile eines hybriden Arbeitszeitmodelles und wie es funktioniert erläutert. Ein hybrider Arbeitsplatz kombiniert die Arbeit im Büro mit der Arbeit von zuhause. Studien zeigen, dass Unternehmen von einer höheren Produktivität und einer zufriedeneren Belegschaft profitieren. Die Herausforderung für Unternehmen sind die digitalen Arbeitsmittel, Software- und Computer-gestützten Arbeitsprozesse. Diese gilt es zu bewältigen, um das Home Office attraktiv und produktiv zu gestalten. Gleichzeitig unterstützt Software nicht nur Teams in Deutschland, sondern sind maßgeblich daran beteiligt, dass international agierende Unternehmen über ländergrenzen und Zeitzonen hinweg intern optimal arbeiten können.
In diesem Beitrag möchte ich Ihnen die Vorteile eines hybriden Arbeitsplatzes in Bezug auf internationale Teams zeigen und Ihnen am Ende einen praktischen Tipp für Microsoft mitgeben, wie Sie die Erreichbarkeit innerhalb eines weltweit agierenden Teams verbessern.
Vorteile eines hybriden Arbeitsplatzes für internationale Unternehmen
Die Vorteile eines hybriden Arbeitsplatzes ähneln den Vorteilen für Teams, die innerhalb von Deutschland arbeiten. Ich habe Ihnen hier die spezifischen Vorteile für länderübergreifende Teams identifiziert.
Optimales Zeitzonenmanagement
12 Uhr in Berlin.
6 Uhr in New York.
11 Uhr in London.
20 Uhr in Tokio.
Wenn alle Teams nach strikten Arbeitszeiten und im Büro arbeiten müssen, wird es schwierig Termine für Meetings zu finden oder eine reibungslose Abstimmung zu gewährleisten. Durch hybride Arbeitszeitmodelle können internationalen Teams ihre Arbeitszeiten flexibel gestalten. Das erlaubt es auch Teams über verschiedene Zeitzonen hinweg effektiv zusammenzuarbeiten. Sie können durch die flexiblen Arbeitszeiten agil auf Anforderungen von anderen Teams reagieren.
Das wichtige Meeting in der Firmenzentrale im wunderschönen Trier in der Pfalz um 12 Uhr mittags kann der Kollege in Tokio durch Home Office auch von zuhause aus wahrnehmen. Das Stichwort ist hier aber auch: es steht und fällt mit einer weltweit digitalen Infrastruktur.
Erweiterte Talentakquise
Unternehmen können auf ein breiteres internationales Talentpool zugreifen, da die physische Anwesenheit im Büro nicht zwingend erforderlich ist. Dies ermöglicht es, die besten Fachkräfte unabhängig von ihrem Standort einzustellen. Im vorherigen Beitrag bezog sich dieser Punkt auf Mitarbeitende innerhalb von Deutschland. Der Fachkräftemangel lässt sich jedoch durch hybride Arbeitsmodell auch international bewältigen.
High-End Serviceleistung
Interessant wird ein hybrides Arbeitszeitmodell für Unternehmen, die beispielsweise einen 24-Stunden-Service anbieten. Wie sich ein telefonischer 24-Stunden-Support umsetzen lässt, lesen Sie in diesem Beitrag: Pin-Anfrage für 24-Stunden-Hotline. Das hybride Arbeitsmodell für internationale Teams schafft so die Grundlage für den 24-Stunden-Support. Vorteil ist die digitale Infrastruktur, die ein Unternehmen haben muss, um die Zusammenarbeit internationaler Teams zu gewährleisten. Im Call-Center und in Unternehmen mehr starken Kundensupport sind weltweite Teams ein absoluter Wettbewerbsvorteil und Garant für Erreichbarkeit.
Ein Beispiel aus dem Service-Bereich. Wenn Sie beispielsweise bei der Lufthansa anrufen, gibt Ihnen das IVR-System, das interaktive Sprachdialogsystem die Wahl mit einem deutschen Service-Mitarbeiter verbunden zu werden oder einem englischen Mitarbeiter. Wer schneller durchkommen will, wähl die letzte Variante. Je nach Uhrzeit Ihres Anrufs landen Sie in Deutschland oder eben auch z. B. in einem Service-Center in Johannisburg.
Herausforderungen
Internationale Teams kämpfen mit anderen Herausforderungen, als es Teams tun, die „nur“ innerhalb von Deutschland arbeiten. Genauer meine ich damit die Zeitzonen und wer wann eigentlich arbeitet und verfügbar ist.
Einige Beispiele:
- Frau Möller in der Zentrale in Paderborn möchte ihre Kollegin im Office Neu-Delhi anrufen. Es ist 8 Uhr morgens in Deutschland.
- Es ist der 14.07. und Herr Klein aus Münster möchte seinen französischen Kollegen in Lyon erreichen.
- Der New Yorker Abteilungsleiter versucht seit Stunden seinen Köllner Kollegen am Rosenmontag zu erreichen.
Werden die Kollegen und Kolleginnen erfolgreich sein? Nein.
Zeitzonen, Feiertage und regionale Bräuche machen es jedem Team über die deutschen – und manchmal auch innerhalb deutscher Grenzen – schwer Kollegen und Kolleginnen zu erreichen. Microsoft ist ein leistungsstarkes Tool für internationale Teams. Durch den Einsatz von Microsoft-Diensten können internationale Teams nahtlos miteinander interagieren. Videoanrufe, Messaging-Plattformen und Projektmanagement-Tools tragen dazu bei, die Zusammenarbeit zu erleichtern.
Ich möchte Ihnen eine einfache Einstellung in Microsoft vorstellen, die es weltweit verteilten Teams ermöglicht optimal zusammenzuarbeiten.
Microsoft Profil richtig ausfüllen
Ihre Profilkarte in Microsoft kann anderen Nutzern diverse Informationen über Sie anzeigen. Es beinhaltet u.a. das Profilbild, Ihren Namen und Ihre Position. Diese Profilkarte hilft Teams und Kollegen weltweit Sie zu erreichen. Im Folgenden zeige ich Ihnen, welche Informationen Sie zudem ausfüllen sollten.
- Teams-Status (verfügbar, beschäftigt, nicht stören etc.)
- Die Zeit, in der der Kollege/die Kollegin erreichbar ist
- Zeit, in der die Person arbeitet (Arbeitszeit gemäß Outlook). Die Zeit wird nach Zeitzone des Betrachters angeben.
- Ortszeit der Person des Profils (gemäß deren Zeitzoneneinstellung in Outlook)
- Arbeitsort der Person (remote oder im Büro), wie festgelegt in Outlook oder Teams
Verfügbarkeitsinformationen sind kritisch, wenn Kollegen aus anderen Zeitzonen sie versuchen zu erreichen. Sie können die Information der Verfügbarkeit auch manuell anpassen.
- Microsoft Teams legt den Status automatisch fest, wenn Sie z. B. einen Anruf entgegennehmen in Teams. Hier finden Sie Informationen von Microsoft, wie Sie Ihren Teams-Status ändern.
- Hier finden Sie weitere Informationen, wie Sie Ihre Arbeitszeiten in Microsoft Outlook anpassen.
- Hier finden Sie mehr Informationen zum Ändern, hinzufügen oder entfernen von Zeitzonen.
- Ihren Arbeitsort bzw. Standort können Sie in Teams ändern. Siehe Screenshot, wenn Sie auf das Haus-Icon unter Ihrem Profilbild klicken.
Für weitere praktische Tipps für Microsoft lesen Sie: Kalender einsehen und Rückrufbitte in Microsoft Teams einstellen. Oder: Anleitung zum Durchstellen und für Kurzwahlen in Microsoft Teams.
Nächste Schritte für den digitalen Arbeitsplatz
Wenn Sie noch am Anfang stehen und das richtige, digitale Set-up für Ihre Mitarbeiter brauchen, um hybrides Arbeitszeitmodell und Home Office erfolgreiche zu etablieren, stehen wir Ihnen gerne bei Fragen zur Verfügung. Einfach Online-Termin buchen.
Foto von Infralist.com auf Unsplash
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