Auftragseingang nach Feierabend sicherstellen durch diese Funktion
In der schnelllebigen Geschäftswelt von heute ist eine effiziente Kommunikation der Schlüssel zu einem reibungslosen Kundenkontakt. Viele Unternehmen haben jedoch Probleme mit der Bearbeitung von Bestellanfragen, die nach Geschäftsschluss eingehen, was oft zu verpassten Chancen und frustrierten Kunden führt. Dieser Blog-Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie keinen Bestelleingang mehr verpassen mittels der Microsoft-Funktion der Voicemail.
Das Problem: Bestelleingang nach Feierabend
Das Unternehmen nutzt einen Anrufbeantworter und verließ sich bisher auf das herkömmliche Voicemail-Systeme, um Aufträge nach Geschäftsschluss zu erfassen. Leider war diese Methode nicht ausreichend, da die Anrufer oft auflegten, bevor sie ihre vollständigen Auftragsdaten hinterlassen hatten. Ohne Zugriff auf die Telefonnummer des Anrufers war es für das Unternehmen schwierig, diesen unvollständigen Nachrichten nachzugehen, was zu verpassten Verkaufschancen führte.
Die Lösung: Voicemail smart einrichten
Das Unternehmen erkannte, dass die aktuelle Voicemail-Lösung nicht ausreicht. Sie brauchen ein System, das durch intelligente Funktionen die Bestellaufnahme nach Feierabend ermöglicht. Microsoft 365 war bereits im Unternehmen integriert. Es musste nur die Voicemail-Funktion aktiviert werden, ein verstecktes Juwel innerhalb der Mailbox.
Vorteile der Voicemail
Diese Funktion verschaffte dem Unternehmen drei entscheidende Vorteile, die den Prozess der Auftragsverwaltung nach Geschäftsschluss veränderten.
Zustellung von Sprachdateien
Mit der Voicemail-Funktion werden alle aufgezeichneten Nachrichten automatisch als Sprachdateien an die Mailbox gesendet. Dank dieser Funktion müssen die Mitarbeiter keine wertvolle Zeit mehr damit verbringen, Voicemail-Nachrichten manuell zu transkribieren. Stattdessen konnten sie sich einfach die Sprachdatei anhören und so sicherstellen, dass sie die Auftragsdetails des Anrufers genau verstanden haben.
Anruferkennung
Einer der wichtigsten Vorteile der Voicemail-Funktion von Office 365 ist die Möglichkeit, die Telefonnummer des Anrufers zusammen mit seiner Nachricht zu erfassen. Diese Informationen werden zusammen mit der Sprachdatei gesendet, so dass das Unternehmen leicht feststellen kann, wer die Bestellanfrage hinterlassen hat. Durch den Zugriff auf die Telefonnummer des Anrufers kann das Unternehmen der Bestellung umgehend nachgehen und einen hervorragenden Kundenservice bieten.
Spracherkennung und Textausgabe
Die Voicemail-Funktion von Office 365 geht über die reine Bereitstellung von Sprachdateien hinaus. Sie nutzt auch eine fortschrittliche Spracherkennungssoftware, um die Nachricht des Anrufers in ein Textformat zu übertragen. Durch die sofortige Ausgabe des Anrufertextes konnte das Unternehmen Aufträge wesentlich schneller bearbeiten. Durch den Wegfall der manuellen Transkription wurde das Fehlerrisiko erheblich reduziert, und das Unternehmen konnte die Bestellanfragen schnell bearbeiten und die Kundenzufriedenheit sicherstellen.
Kleine Funktion, große Wirkung
In einer Welt, in der die Erwartungen der Kunden höher sind als je zuvor, ist es für Unternehmen entscheidend, ihre Abläufe zu optimieren und jederzeit einen hervorragenden Service zu bieten. Durch die Nutzung der Voicebox-Funktion von Office 365 konnte das Unternehmen in unserem Artikel sein Auftragsmanagement nach Feierabend erfolgreich rationalisieren. Die Bereitstellung von Sprachdateien, die Identifizierung von Anrufern und die Spracherkennung mit Textausgabe erwiesen sich für das Unternehmen als ein entscheidender Fortschritt.
Hier können Sie nachlesen, warum die Kundenerwartung steigt: Trends der Kundenerwartung in 2023.
Wenn Ihr Unternehmen derzeit mit ähnlichen Herausforderungen bei der Verwaltung von Bestellungen nach Geschäftsschluss konfrontiert ist, empfehlen wir Ihnen die Voicemail von Office 365 zu testen. Mit ihren zahlreichen Vorteilen kann sie Ihnen helfen, die Effizienz zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, während Sie gleichzeitig die bereits in Ihrer Mailbox vorhandenen Tools nutzen. Investieren Sie in die richtige Technologie, und beobachten Sie, wie Ihr Unternehmen auch außerhalb der regulären Geschäftszeiten floriert.
Noch so eine unterschätzte Funktion: Terminvereinbarung mit einfachen Online-Tools am Beispiel von Microsoft Bookings.
Und hier geht es übrigens zu /bookings/s/fGPRTaH8y0C9UVJ7ENBX2Q2">unserem Online-Kalender, wenn Sie Unterstützung brauchen.
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