Die Kommunikation über WhatsApp ist einfach und gelernt. Im Privaten tauschen wir uns aus, schreiben, chatten und Video-telefonieren um die ganze Welt. Wir verschicken Fotos aus dem letzten Italienurlaub, Links zu leckeren Rezepten oder leiten PDF-Dokumente weiter und teilen gescannte Dateien. WhatsApp ist easy – für jedermann. Auch Unternehmen entdecken den Kanal für sich. Jeder Kanal, der von Unternehmen zur Kundenkommunikation genutzt wird, muss aber überwacht und gepflegt werden. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Unternehmen WhatsApp for Business erfolgreich einsetzen.
Starten wir mit einem Beispiel, wie man WhatsApp im Unternehmen nicht nutzen solle. In dem Beispiel habe ich als Privatkunde über den angebotenen WhatsApp-Kanal eines Unternehmens eine Anfrage geschickt. Die Anfrage vom 10. Mai 2022 hat bis heute keine Antwort, außer die automatischen Vorlagen zum Datenschutz, produziert. Der Kanal wird vom Unternehmen angeboten, auch mit einem Chat-Bot ausgestattet, aber leider nicht gepflegt. Kunden erhalten keine Antwort und sind unzufrieden.
WhatsApp zur Kundenkommunikation nutzen
Es gibt zwei Möglichkeiten WhatsApp erfolgreich für die Kundenkommunikation zu nutzen. Die erste Möglichkeit WhatsApp für die Kundenkommunikation zu nutzen ist, wenn Unternehmen WhatsApp als zusätzlichen Kanal zur Verfügung stellen, über den sich Kunden beim Unternehmen mit Fragen, Wünschen oder Anregungen melden können. Die zweite Möglichkeit WhatsApp für die Kundenkommunikation zu nutzen ist, wenn Unternehmen WhatsApp als Push-Kanal nutzen und Inhalte proaktiv an Kunden über die App schicken.
Beispiel: WhatsApp als Kommunikations-Tool für Bewerber
Mit WhatsApp öffnet sich ein effektiver Bewerbungskanal. Für das Recruiting ist WhatsApp besonders in dienstleistungsnahen Branchen, die von Personalmangel stark betroffen sind, die wohl effektivste Lösung Bewerbern die Bewerbung so einfach wie möglich zu machen. Die 60-Sekunden-Bewerbung oder Fragen zum Bewerbungsprozess via WhatsApp sind neue Wege, die Unternehmen gehen können.
In Zeiten von starkem Personalmangel in vielen Branchen müssen Unternehmen umdenken. Wie machen Sie Bewerbern nicht nur das Unternehmen attraktiv, sondern auch die Bewerbung unkompliziert? Gastro und Pflege, mit vielen niedrigschwelligen Jobs, die dringend besetzt werden müssen, profitieren von einem schnellen und einfachen Bewerbungsprozess über WhatsApp. Auch Auszubildende finden Antworten auf Fragen per WhatsApp. Tausende unbesetzte Ausbildungsstellen sind für das kommende Ausbildungsjahr noch offen. WhatsApp vermindert die Hürde, die ein Bewerbungsprozess für viele mitbringt. Gleiches gilt für Kundenanfragen, wie in meinem Beispiel oben.
So funktioniert WhatsApp als Serviceintegration mit einem Servicefenster:
- Das Unternehmen stellt eine WhatsApp-Nummer auf der Website als Kontaktmöglichkeit zur Verfügung.
- Kunden nutzen WhatsApp für Fragen oder auch im Recruiting-Prozess zur direkten Bewerbung.
- Der Kunde oder Bewerber kann Dateien hochladen oder Bilder mitschicken.
- WhatsApp for Business ist im Unternehmen mit Teams verbunden.
- Servicemitarbeiter oder Mitarbeiter aus der Personalabteilung beantworten direkt in Teams die Anfrage.
- Mitarbeiter bearbeiten Anfragen dreimal schneller als bei Telefonanrufen.
Das Unternehmen braucht kein Handy mit WhatsApp, das irgendwo herumliegt und auf dem Kundenanfragen ins Leere laufen. Es braucht auch keinen „zugteilten“ Mitarbeiter, der sich um WhatsApp-Anfragen kümmert. Die Lösung ist, dass WhatsApp for Business mit Microsoft Teams verbunden wird. Kein herumfliegendes Handy, keine unbeantworteten Chats: Kundenanfragen in WhatsApp können mit der Integration in Teams direkt dem passenden Mitarbeiter zugeordnet und beantwortet werden.
- Kunde stellt eine Frage an Ihr Unternehmen in WhatsApp.
- WhatsApp-Chat kommt über die Roger-Integration direkt in Teams an.
- Support-Mitarbeiter kann die Anfrage übernehmen und in Teams direkt antworten.
- Andere Mitarbeiter sehen, dass die Anfrage bereits bearbeitet wurde.
- Antwort, die der Mitarbeiter in Teams verfasst hat, kommt beim Bewerber in WhatsApp an.
WhatsApp als Push-Medium nutzen
WhatsApp kann in der Kundenkommunikation aber auch als Medium für Push-Nachrichten genutzt werden. Unternehmen können beispielsweise Status-Updates von Bestellungen, neue Angebote oder Produktneuheiten über WhatsApp kommunizieren. Aber Achtung: Diese proaktive Kontaktaufnahme braucht immer die Einwilligung Ihrer Kunden. Haben Sie das Einverständnis Ihrer Kunden im CRM hinterlegt, schreiben Sie diese direkt über Teams per Push-Nachricht an.
WhatsApp-Nachrichten mit Templates an viele Kunden senden
- Sie möchten Ihrem Kunde ein Status-Update oder ein neues Angebot schicken.
- WhatsApp ist bei Ihnen in Teams integriert.
- Über Teams schreiben Sie eine Nachricht direkt an WhatsApp Ihres Kunden.
- Vorlagen machen die Antwort einfach und schön formatiert.
- Links, Videos oder Bilder können in Vorlagen hinterlegt werden.
- Ihre Nachricht kommt direkt beim Kunden in WhatsApp an.
In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie erfolgreich WhatsApp in Teams integrieren und Kundenanfragen einfach und schnell beantworten können:
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Mehr InformationenZusätzliche Funktionen mit der WhatsApp-Integration in Teams
Mit der Integration von WhatsApp in Teams kommen praktische Funktionen. Möchten Sie einer Kundenfragen nachgehen und diese für einen späteren Zeitpunkt auf die Wiedervorlage legen, können Sie das direkt in Teams. Mit wenigen Klicks erstellen Sie eine Aufgabe inkl. Notiz und Fälligkeitsdatum in Microsoft To Do. Sie werden zum gewünschten Datum aus Microsoft To Do erinnert und können den Kunden über Teams in WhatsApp anfragen.
In diesem Video zeige ich Ihnen, wie WhatsApp-Aufgaben mit Microsoft To Do erstellt werden:
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Mehr InformationenLesen Sie zum Thema WhatsApp unsere Erfolgsstory für ein Sanitätshaus. Dort haben wir WhatsApp erfolgreich als gut genutzten Kommunikationskanal eingerichtet.
Ihre nächsten Schritte
Die Integration von WhatsApp in Teams erfolgt über die Lösung von Roger365. Pfalzcloud ist der einzige Partner, der diese Integration im deutschsprachigen Raum anbietet. Gerne besprechen wir Ihre Anforderungen an WhatsApp for Business in einem persönlichen Gespräch. Vereinbaren Sie bequem einen Termin über das Kontaktformular oder nutzen Sie unsere /bookings/s/fGPRTaH8y0C9UVJ7ENBX2Q2">Online-Terminkalender.
Photo by Mourizal Zativa on Unsplash
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