Anforderungsmanagement

IT-Projekte richtig koordinieren

Software ist der Schlüssel zur Digitalisierung vieler Unternehmen. Das Anforderungsmanagement (auch Requirements Engineering) stellt sicher, dass ein IT-Projekt richtig läuft. Es ist ein Bestandteil des Projektmanagements, dass alle Aktivitäten und Maßnahmen umfasst, die es braucht, ein IT-Projekt auf- und umzusetzen. Es ebnet also den Weg komplexe IT-Projekte effizient und fehlerfrei einzuführen. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen welche Schritte das Anforderungsmanagement umfasst, damit Ihr nächstes IT-Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann.

Was ist eine Anforderung?

Eine Anforderung kann unterschiedliches sein. In erster Linie ist es eine Aussage über eine Leistung oder eine Eigenschaft, die ein Produkt oder Prozess haben soll. Das kann sich auf die Technologie, Qualität, Sicherheit, auf Teile oder Funktionen beziehen. Die Anforderung an ein CRM-System könnte beispielsweise sein, dass es eine Schnittstelle zu einer anderen Software anbietet. Die Anforderung an eine neue Contact-Center-Software könnte beispielsweise ein intelligentes skill-based Routing sein. Die Anforderung an eine Website, dass sie responsive ist oder für eine bestimmte Zielgruppe ausgelegt ist. Alle Anforderungen werden über das Anforderungsmanagement ermittelt, evaluiert, dokumentiert, überprüft und verwaltet.

Schrittweise zum Anforderungsmanagement

Jedes Projekt – auch jedes IT-Projekt braucht ein überdacht zusammengesetztes Projektteam. Sogenannte Requirements-Engineers lenken den gesamten Prozess von der Ermittlung bis zur Umsetzung des Vorhabens als Schnittstelle zwischen den Stakeholdern. Sie haben zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den Stand des Projektes und koordinieren, dass alle Ziele und Bedürfnisse aller Projektbeteiligten miteinbezogen werden.

Schritt 1: Anforderungen ermitteln

Bei einem IT-Projekt ist nicht nur die IT der Stakeholder. Das klingt banal, ist aber aus unserer Erfahrung häufig eine der großen Herausforderungen. Natürlich müssen nicht alle User der neuen Software in das Projektteam, aber ein Vertreter der Nutzer, d. h. für eine CRM-Software müssen auch Mitarbeitende aus den Abteilungen Sales, Marketing und dem Kundenservice mit an den Tisch.

Das Projektteam ermittelt im ersten Schritt das Projektziel. Und wieder: das mag banal klingen, ist aber eine der entscheidenden Herausforderungen vor Einführung ein klares Bild vom Ziel zu haben. Zur Ermittlung der Anforderungen können verschiedene Methoden zum Einsatz kommen. Vom Online-Fragebogen, über das Interview oder eine Gruppendiskussion, können auch Kreativtechniken noch die kleinsten Anforderungen aus den Beteiligten hervorbringen.

Ein eng geführtes, aber zielführendes Projektmanagement ist von Beginn an wichtig. Wird im Projektverlauf eine Abteilung vernachlässigt, die am Ende aber „Leidtragenden“ sind, wenn etwas vergessen wurde, sinkt die Akzeptanz der neuen Software gegenüber.

Zeit: Die Phase der Evaluierung dauert bei großen Unternehmen bis zu drei Monate.

Schritt 2: Anforderungen beschreiben

„Schnittstelle“ ist keine Anforderung. Eine eindeutige Anforderung muss präzise ausformuliert sein, nur so kann sie auch überprüft werden. „Die Schnittstelle soll ermöglichen, dass die Daten von System XY in Echtzeit angezeigt werden und sich über die Überfläche bearbeiten lassen.“ Die Dokumentation der Anforderungen kann in Prosa erfolgen, sie muss eindeutig, verständlich und überprüfbar beschrieben werden.

Schritt 3: Qualitätssicherung

Eine etablierte Qualitätssicherung überprüft die gesammelten und ausformulierten Anforderungen. Sie werden in diesem Schritt nach Priorität sortiert. Dabei hilft es die Anforderungen z. B. Eigenschaften eines Produktes oder Produkt-Features nach bewährten Methoden zu priorisieren. Die Anforderungen müssen regelmäßig auf ihre Relevanz überprüft werden.

Schritt 4: Anforderungen verwalten

Keine einzelne Person sitzt auf dem Wissen rund um das Projekt. Wichtig ist, Anforderungen zu dokumentieren und die Informationen immer für alle zugänglich zu machen. Die Dokumentation muss sorgfältig abgelegt und die Projektbeteiligten darüber informiert werden.

Don’ts im Anforderungsmanagement

Nicht alles ist ein Ziel

Achten Sie bei der Formulierung auf die Eindeutigkeit. Nicht alles ist ein Ziel. Auf die Formulierung kommt es an und bedenken Sie die Kostenplanung. Ziele sind SMART: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert.

Nicht jede Anforderung ist „kritisch“

In der Evaluierung kommen hunderte von Anforderungen heraus, aber wie sinnvoll sind diese? Lastenhefte mit hunderten von Seiten und Anforderungen sind nicht zielführend. Das rührt von Unsicherheit, jede Wahrscheinlichkeit abbilden zu wollen. Priorisieren Sie die Anforderungen nach Kategorien z. B. „Nice-to-have oder kritisch“ oder nutzen Sie bewährte Methoden zur Priorisierung.

Bei der Priorisierung kann es auch helfen die Merkmale nach der Steigerung der Kundenzufriedenheit zu bewerten. Kunden müssen natürlich nicht Kunden sein, sondern Nutzer oder Mitarbeiterinnen.

Das Kano-Modell der Kundenzufriedenheit

Basis-Merkmal (Muss-Merkmale) sind Funktionen oder Eigenschaften, die als selbstverständlich wahrgenommen werde und daher bei Nichterfüllung zu Unzufriedenheit der Nutzer führen.

Leistungsmarkmal (Soll-Merkmale) sind Funktionen oder Eigenschaften, die Nutzer explizit wünschen. Je besser diese umgesetzt werden, desto höher ist die Zufriedenheit beim Nutzer.

Begeisterungsmerkmal (Kann-Merkmale) sind Funktionen oder Eigenschaften, mit denen der Nutzer nicht rechnet und lösen daher Begeisterung aus.

kanon modell — *Ebenen der Qualität nach Steigerung der Kundenzufriedenheit*

Projekt auf Dauer

Software kann nicht alles auf ewig abbilden, noch können Sie mit den Anforderungen alle Eventualitäten abdecken. Ich will Ihnen nicht sagen, dass ein IT-Projekt nie abgeschlossen ist, aber ein IT-Projekt ist nie abgeschlossen. Einerseits geht das gar nicht, weil sich die digitale Welt viel schneller entwickelt als wir je hinterherkommen könnten, noch wissen Unternehmen, was sie in drei Jahren für Prozesse benötigen: Neue Geschäftsfelder, neue Standorte in anderen Ländern oder gar ein digitales Geschäftsmodell werfen jeden Prozessdefinition von vorgestern über den Haufen. Das darf auch so sein!

In der digitalen Transformation braucht es die Kompetenz derjenigen, die die Erfahrungswerte vieler IT-Projekte haben und dabei nicht die Anforderungen definieren, sondern die Projekte auch umsetzen und nachhalten. Wir empfehlen daher immer einen erfahrenen Partner an Ihrer Seite. Die Pfalzcloud setzt seit über 25 Jahren IT-Projekte um und begleitet Unternehmen bei der digitalen Transformation.