IT-Projekte sicher implementieren
Wenn Unternehmen ein neues IT-System implementieren ist der erfolgreicher Rollout das Ziel – doch was, wenn Sie bereits im Test feststellen, dass Probleme auftreten? Sie befinden sich noch in der Pilotphase, doch ein Fachbereich oder ein Standort meldet bereits erhebliche Schwierigkeiten. Was Sie jetzt tun ist entscheidend: Gehen Sie Live? Suchen Sie eine neue Lösung? Arbeiten Sie an aktuellen Lösung weiter? Wie lange? In diesem Beitrag geht es um die Warnzeichen, auf die Sie achten sollten, bevor der Rollout kritisch wird.
Wenn Sie sich in der Testphase oder Pilotphase eines IT-Projektes befinden, können Fehler auftreten. Das ist erst einmal nichts ungewöhnliches. Dafür sind Testphase nun mal da. Eine neue Software wird auf Herz und Nieren getestet bis alle Prozesse einwandfrei laufen. Trotzdem gibt es Warnzeichen, die IT-Fachleute aufhorchen lassen sollten.
Warnzeichen während des Rollouts
Wenn Sie im Testbetrieb bereits mit diesen Problemen konfrontiert sind, sollten Sie aufmerksam werden:
- Häufige Fehlermeldungen oder Systemausfälle – Nutzer berichten von wiederkehrenden Problemen, die den Arbeitsablauf massiv stören.
- Negative Rückmeldungen aus einem oder mehreren Fachbereichen – Wenn ein Standort oder ein Bereich bereits im kleinen Testumfeld über Schwierigkeiten klagt, wie soll es dann in der Breite funktionieren?
- Hoher Support-Aufwand während des Tests – Wenn bereits jetzt viele Anfragen und Tickets eingehen, wie wird es aussehen, wenn das System für alle Mitarbeiter live geht?
- Mangelnde Akzeptanz oder Skepsis der Mitarbeiter – Wenn die Testnutzer das System nicht gerne verwenden oder Umwege suchen, zeigt das eine fehlende Praxistauglichkeit.
- Keine sichtbare Verbesserung trotz Anpassungen – Wenn trotz Feedback und Anpassungen weiterhin Probleme bestehen, ist das ein schlechtes Zeichen für die Skalierbarkeit der Lösung.
Was passiert, wenn Sie mit einem fehlerhaften IT-System live gehen?
Stellen Sie sich vor, aktuell nutzen 50 Testnutzer das System – und Sie wissen bereits, dass es nicht rund läuft. Wenn Sie den Rollout trotzdem fortsetzen, werden bald 500 oder 2000 Mitarbeiter mit den gleichen Problemen kämpfen. Was passiert dann?
- Die Probleme lösen sich nicht von allein – sie eskalieren.
- Ihr IT-Support wird überflutet, die Ticketzahlen explodieren.
- Die Akzeptanz im Unternehmen sinkt drastisch – und damit die Produktivität.
- Das Projekt droht „verbrannt“ zu werden – ein Neustart wird immer schwieriger.
- Am Ende wird nach einem Verantwortlichen gesucht – und das sind vermutlich Sie.
Ein Beispiel: Würden Sie ein Auto mit defekten Bremsen auf den Markt bringen?
Stellen Sie sich vor, Sie sind verantwortlich für die Produktion eines neuen Autos. Sie haben bereits 50 Prototypen gebaut und immer wieder taucht das gleiche Problem auf: die Bremsen versagen sporadisch. Trotz mehrfacher Tests und Anpassungen funktioniert das Bremssystem nicht zuverlässig. Würden Sie jetzt wirklich entscheiden, das Modell in die Serienproduktion zu geben und es für 2000 Kunden freizugeben – in der Hoffnung, dass sich das Problem von selbst löst?
Natürlich nicht! Sie würden den Produktionsstopp verhängen, das Problem gründlich analysieren und erst dann weitermachen, wenn die Bremsen einwandfrei funktionieren. Warum? Weil Sie wissen, dass ein Problem in der Testphase sich nicht von allein behebt. Genau das gleiche Prinzip gilt für Ihr IT-Projekt. Wenn es jetzt schon nicht funktioniert, warum sollte es dann im Live-Betrieb besser werden?
Warum das besonders in einem Teams-Telefonie-Rollout entscheidend ist
Gerade in einem Teams-Rollout für die Telefonie ist es essenziell, dass Fehler bereits vor dem Live-Gang behoben sind. Stellen Sie sich vor, das Telefon geht in Ihrem Unternehmen nicht mehr. Kunden können nicht anrufen. Mitarbeitende sich nicht kontaktieren. Geschäftsprozesse kommen ins Stocken. Das will keiner.
Natürlich werden auch nach dem Rollout Stellschrauben auffallen, die optimiert werden können – das ist völlig normal. Doch wenn bereits vor dem Projektstart schwerwiegende Probleme bekannt sind, sollte das System auf keinen Fall ausgerollt werden.
Andernfalls riskieren Sie:
- Frustriere Nutzer, die das neue System ablehnen.
- Geschäftskritische Kommunikationsprobleme.
- Einen überhöhten Support-Aufwand, der kaum zu bewältigen ist.
- Ein kritisches Projekt, das von oben gestoppt werden muss.
Testphase vor dem GoLive planen
Meine klare Empfehlung: Führen Sie unbedingt einen Proof of Concept (PoC) mit der Fachabteilung durch.
Nur so stellen Sie sicher, dass:
- Das System nicht nur technisch funktioniert, sondern auch im Alltag getestet wurde.
- Anrufanforderungen funktionieren, Sprachqualität gut ist, standortübergreifend die Prozess laufen, wie sie sollen
- Die Mindestanforderungen der Fachabteilung genau besprochen und umgesetzt wurden.
- Testen aller alten und neuen Funktionen; Akzeptant der Nutzer und Nutzerinnen einholen
- Sie nicht blind ein unausgereiftes System ausrollen und später mit Problemen kämpfen.
- technische Störungen und Latenzprobleme testen und beheben
Ein erfolgreicher Rollout beginnt nicht mit dem GoLive, sondern mit einer gründlichen Testphase, in der Schwachstellen erkannt und behoben werden. Ignorieren Sie die Warnzeichen nicht – sonst könnte Ihr Projekt schneller scheitern, als Ihnen lieb ist.
Foto von Etienne Girardet auf Unsplash
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