Teams Telefonie erfolgreich einführen
IT-Projekte, insbesondere abteilungsübergreifende, können äußerst komplex und herausfordernd sein. Die Einführung der Telefonie über Microsoft Teams gehören zu denjenigen Projekten, bei denen besonders viele Aspekte berücksichtigt werden müssen. Sie bringen nicht nur technische, sondern auch organisatorische und menschliche Herausforderungen mit sich. Wenn Sie vor Projektstart stehen, zeigt Ihnen dieser Beitrag die größten Fehler, die bei der Integration von Microsoft Teams Telefonie passieren können – mit besonderem Fokus auf die Rolle der Projektkoordination und die Übergabe an den operativen Betrieb.
1. Fehlende Projektverantwortung: Das Herzstück des Scheiterns
Der wohl häufigste und folgenschwerste Fehler bei der Einführung von Teams Telefonie ist das Fehlen eines klar definierten Projektverantwortlichen. Ein Projektleiter/eine Projektleiterin, der/die die internen Abläufe, die Schulungen der Mitarbeitenden und die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern koordiniert, ist unverzichtbar. Ohne diese zentrale Rolle verliert das Projekt schnell an Struktur und Richtung.
Ein Projektverantwortlicher sorgt dafür, dass alle Beteiligten – von der internen IT über die Fachabteilungen bis hin zu externen Dienstleistern – abgestimmt arbeiten. Diese Person koordiniert die Ressourcen und schafft eine klare Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Akteuren. Ohne diese zentrale Koordination führen Missverständnisse, unklare Verantwortlichkeiten und unkoordinierte Aktivitäten fast zwangsläufig zu Verzögerungen und Fehlern.
Worst-Case-Szenario: Ein IT-Projekt ohne klaren Projektleiter läuft Gefahr, dass interne Abteilungen Aufgaben übernehmen, ohne den vollen Überblick über den Projektfortschritt zu haben. Externe Dienstleister arbeiten möglicherweise an Teilaspekten, die nicht im Einklang mit den internen Zielen stehen. Das Ergebnis: ein chaotisches Projekt, das über Budget und Zeitplan hinausläuft.
2. Planung ohne dedizierte Checklisten: Go-Live ohne Proof of Concept
Ein weiterer gravierender Fehler ist es, den Go-Live-Termin – also die eigentliche Einführung der Teams-Telefonie-Lösung – ohne präzise und umfassende Checklisten zu planen. Besonders häufig fehlt eine klare Vorprüfung der Systeme (Proof of Concept) und eine detaillierte Abstimmung mit der Fachabteilung, bevor die Umstellung tatsächlich erfolgt.
Go-Live bedeutet, dass die Lösung unter realen Bedingungen eingesetzt wird. Ein solches Ereignis erfordert umfangreiche Vorbereitungen und Überprüfungen, um sicherzustellen, dass die Telefonie-Systeme nahtlos funktionieren. Ohne strukturierte Checklisten besteht das Risiko, dass wichtige Tests und Überprüfungen übersehen werden, was zu erheblichen Ausfällen führen kann.
Worst-Case-Szenario: Bei der Einführung von Microsoft Teams Telefonie wird der Go-Live-Termin festgelegt, aber es wurden keine abschließenden Tests der Systemkompatibilität mit bestehenden Anwendungen durchgeführt. Das Ergebnis: Am Tag des Go-Live wird plötzlich klar, dass einige Mitarbeiter keine eingehenden Anrufe empfangen können, weil ihre Geräte nicht richtig konfiguriert wurden. Solche Fehler hätten leicht vermieden werden können, wenn vorab eine klare Checkliste abgearbeitet worden wäre.
3. Go-Live ist nicht das Ende: Prozessoptimierung bleibt immer
Einer der größten und oft übersehenen Fehler in IT-Projekten, insbesondere in der Telefonie, ist die Annahme, dass mit dem Go-Live alles abgeschlossen ist. In Wirklichkeit beginnt nach dem Go-Live oft die eigentliche Herausforderung. Die meisten Hürden zeigen sich erst im laufenden Betrieb, wenn die Lösung unter Alltagsbedingungen eingesetzt wird.
Die Erfahrung zeigt, dass nach der Einführung einer neuen Telefonie-Lösung häufig Fehler und Herausforderungen auftreten, die während der Projektphase nicht vorhergesehen wurden. Mitarbeiter benötigen möglicherweise zusätzliche Schulungen, unerwartete technische Probleme tauchen auf, und es müssen Anpassungen vorgenommen werden. Der größte Fehler ist es daher, das Projekt nach dem Go-Live als abgeschlossen zu betrachten und die nötige Nachsorge zu vernachlässigen.
Worst-Case-Szenario: Ein Unternehmen führt die neue Teams-Telefonie-Lösung ein und geht davon aus, dass mit dem Go-Live alles erledigt ist. Doch wenige Tage später berichten Mitarbeiter von Verbindungsabbrüchen. Das Ergebnis: Es stellt sich heraus, dass bestimmte Konfigurationen für mobile Geräte nicht korrekt vorgenommen wurden. Wäre eine Nachsorge und ein Monitoring geplant gewesen, hätten diese Probleme frühzeitig identifiziert und behoben werden können.
Und wie geht es besser? Planen, testen, weiterentwickeln
Die erfolgreiche Einführung von Microsoft Teams Telefonie hängt von sorgfältiger Planung, klarer Verantwortungsstruktur und kontinuierlicher Nachsorge ab. Die größten Fehler – fehlende Projektverantwortung, mangelnde Planung des Go-Live und die Annahme, dass das Projekt nach dem Go-Live abgeschlossen ist – können vermieden werden, wenn Unternehmen diesen Aspekten die nötige Aufmerksamkeit schenken. Ein dedizierter Projektleiter, strukturierte Checklisten und eine kontinuierliche Überwachung nach der Einführung der Lösung sind die Schlüssel zu einem erfolgreichen Projektabschluss.
- Eine gut geplante Projektorganisation mit definierten Verantwortlichkeiten.
- Ein realistischer Zeitplan.
- Proof of Concept – der Testlauf für Ihr IT-Projekte vor Go-Live.
- Mitarbeitende mitnehmen – Schulung der neuen Software und Prozesse.
- Prozessoptimierung Microsoft Teams – Fortlaufende Optimierung als Chance sehen.
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Foto von Markus Spiske auf Unsplash
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