Dauer der Softwareinstallation inkl. Musterplan
Bei einer Software-Einführung ist einer der ersten Fragen, die mir gestellt wird: Wie lange dauert die Installation? Das ist eine naheliegende Frage, die wichtig ist und sich auf den ersten Blick ganz schnell (4 Stunden) und auf den zweiten Blick leider nicht so einfach beantworten lässt (Anpassungen an das Unternehmen). In diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, dass die Installation einer Software zwar schnell geht, die individuellen Anforderungen an die Unternehmensanforderungen aber Zeit brauchen.
Wie lange dauert die Installation des Contact Centers?
Die Contact-Center-Software von ROGER365.io ist in 4 Stunden „installiert“ … aber das hilft Ihnen eigentlich nicht viel. Die Schwierigkeit ist dabei nicht die Installation, sondern die Anpassung auf die Anforderungen Ihres Unternehmens.
Anforderungen, die Zeit kosten:
- Mit welcher Software soll das Contact Center verbunden werden?
- Welches ERP/CRM soll mit dem Contact Center verbunden werden?
- Welche Daten aus welchen Systemen sollen in die Software übernommen werden?
- Welche Schnittstellen sind notwendig für Ihren optimalen Geschäftsbetrieb?
- Wie sollen die Anpassungen für den Mitarbeiter aussehen?
Was die Dauer der Softwareinstallation beeinflusst
Bevor eine Aussage getroffen werden kann, wie lange die Einführung vom Contact Center dauert, müssen folgende Punkte beachtet werden. Sie haben Einfluss auf den Zeitplan.
Datenintegration
Welche Daten werden benötigt und wie werden sie eingebunden?
Damit festgelegt werden kann, welche Daten in das Contact Center übernommen werden sollen, erfolgt eine genaue Analyse der bestehenden Datensätze und welche Informationen für die täglichen Abläufe entscheidend sind.
Schnittstellen definieren
Wie kommuniziert die Software mit anderen Systemen?
Unternehmen kombinieren in ihren Geschäftsprozesses eine Vielzahl an Softwarelösungen. Das kann ein ERP oder CRM sein, eine Warenwirtschafts- oder Projektmanagementsoftware, Tools für das Rechnungswesen etc. pp. Da gibt es viele Möglichkeiten. Häufig müssen alle Systeme miteinander kommunizieren. Um die neue Software reibungslos mit anderen Systemen zu integrieren, werden Schnittstellen (API) definiert.
Akzeptanz im Unternehmen
Wie wird die Anpassung für Mitarbeiter gestaltet?
Die Akzeptanz und Nutzung der neuen Software hängt auch davon ab, ob Mitarbeiter, die diese Software auch nutzen, in den Anforderungsprozess miteinbezogen werden. Sie geben hilfreiches Feedback, was die Benutzerfreundlichkeit betrifft, und was den größten Nutzen für Ihre Kunden bringt. Zum Launch ist es wichtig Schulungsprogramme anzubieten. Das fördert die Akzeptanz und steigert die Nutzung.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Wie reagiert die Software auf sich ändernde Anforderungen?
Unternehmen sind dynamisch und unterliegen ständigen Veränderungen. Die Software sollte daher nicht nur den aktuellen Anforderungen gerecht werden, sondern auch flexibel genug sein, um sich an zukünftige Anpassungen anzupassen. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen sind unerlässlich.
Alle diese Punkte sind wichtig und kosten Zeit bzw. haben Einfluss auf die Dauer der Installation des Contact Centers. Wer zu Beginn einer neuen Software-Einführung die Anforderungen klar definiert und das Projektteam gut aufgestellt hat, wird in der Umsetzung viel Zeit sparen. Lesen Sie vor der Einführung, wie Sie über ein strukturiertes Anforderungsmanagement später Zeit sparen können: IT-Projekte koordinieren – Anforderungsmanagement.
Proof of Concept spart Zeit
Der Proof of Concept ist eine Machbarkeitsprüfung. Wird ein Proof of Concept durchgeführt, ist die Machbarkeit eines (IT)-Projektes belegt. Was heißt das? Ein Proof of Concept ist wie eine Testfahrt des neuen Systems. In diesem Zeitraum wird das Contact Center auf Herz und Nieren im Livebetrieb getestet. Dieser „Systemtest“ geht von 30 Tagen bis maximal 6 Monate und hat viele Vorteile:
- Hält den Projektstand fest und den Zeitplan ein.
- Technische Probleme werden zeitnah gelöst.
- Schafft Sicherheit für Projektbeteiligte & Verantwortliche.
- Erhöht Nutzung und Akzeptanz.
- Schult Mitarbeiter.
Nach dem Proof of Concept ist das Contact Center startklar. Ein braucht keine weitere Implementierung. Lesen Sie die Relevanz des Proof of Concept noch einmal ausführlicher hier nach: Mit Machbarkeitsprüfung Sicherheit gewinnen.
Wie lange dauert es den jetzt?
Diese Frage lässt sich, wie Sie oben gesehen haben nicht pauschal beantworten. Die Software ist in 4 Stunden installiert, aber das hilft Ihnen nicht weiter. Erst die Anpassung an Ihre Unternehmensabläufe und Systemlandschaft macht aus dem Contact Center eine lohnende Investition. Ein IT-Dienstleister, der Ihnen auf die Minute genau sagt, wie lange die Einführung einer Software dauert, Ihre Geschäftsprozesse und IT-Infrastruktur aber nicht kennt ist nicht seriös. Grob dauert die Einführung vom Contact Center 3 bis 6 Monate – je nach Unternehmen, Prozessen, Infrastruktur, Stakeholder, IT-Landschaft und Ihren Sicherheitsanforderungen … für einen ersten Eindruck finden Sie hier ein Musterplan unserer Ablaufzeiten.
Auf die Frage, wie lange das Projekt dauert, können wir Ihnen nach einem Beratungstermin besser Antwort geben. Nutzen Sie für einen unverbindlichen Beratungstermin gerne unser Online-Buchungstool oder schreiben Sie uns über WhatsApp.
Foto von Eric Rothermel auf Unsplash
Tags:
