IVR-Abfrage der Postleitzahl

Einstellungen im interaktiven Sprachdialogsystem (IVR)

IVR-Systeme, auch bekannt als interaktives Sprachdialogsystem (Interactive Voice Response), haben den Kundenservice und den Betrieb von Call Centern revolutioniert. Mit IVR können Unternehmen ihre Telefonsysteme automatisieren, um Informationen von Anrufern zu sammeln und sie an die entsprechende Abteilung oder den entsprechenden Dienst weiterzuleiten. Ein häufiges Szenario, in dem IVR eingesetzt wird, ist, wenn Kunden ihre Postleitzahl für standortbezogene Dienste angeben müssen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen ein Beispiel, wie wir ROGER365, unser fortschrittliches IVR-System, zur Bearbeitung von Postleitzahlenabfragen und zur Rationalisierung des Arbeitsablaufs einsetzen.

Postleitzahlabfrage für das telefonische Routing

Ein Kunden ruft bei einem Helpdesk oder einem Kundenservice an, um einen bestimmten Service in Anspruch zu nehmen, der vom Standort abhängig ist. Sie möchten seine Postleitzahl erfassen, um sicherzustellen, dass er korrekte Informationen erhält. Im Contact Center von ROGER365 können Sie einen nahtlosen IVR-Flow einrichten, die die Postleitzahl des Anrufers erfasst und sie entsprechend im Prozess weiterleitet.

Flowchart im Contact Center: Anrufweiterleitung nach Abfrage der PLZ mit 4 Ziffern

Abfrage der PLZ im Contact Center einrichten

Anrufeinleitung: Der Kunde ruft den Helpdesk an und wird von einer automatischen Sprachnachricht (mittels Speech-to-Text) begrüßt, die in ROGER365 angelegt wird. Die Nachricht enthält eine kurze Einführung und fordert den Anrufer auf, seine Postleitzahl über die Tastatur einzugeben.
Erfassung der Postleitzahl: ROGER365 hört auf die Eingaben des Anrufers und erfasst die über das IVR-System eingegebene Postleitzahl. Das System ist so konzipiert, dass es mit unterschiedlichen Eingaben umgehen kann, z. B. mit unterschiedlichen Zahlenformaten oder zusätzlichen Ziffern.
Validierung und Verarbeitung: ROGER365 validiert die vom Anrufer angegebene Postleitzahl, um ihre Richtigkeit zu gewährleisten. Er gleicht sie mit einer Datenbank gültiger Postleitzahlen ab und kennzeichnet alle Unstimmigkeiten oder Fehler. Wenn die Postleitzahl gültig ist, fährt das System mit dem nächsten Schritt fort. Andernfalls fordert es den Anrufer auf, die richtige Postleitzahl einzugeben.
Workflow-Weiterleitung: Sobald die Postleitzahl validiert ist, leitet ROGER365 den Anruf auf intelligente Weise an die entsprechende Abteilung oder den entsprechenden Dienst weiter, basierend auf dem Standort des Anrufers. Befindet sich der Anrufer zum Beispiel in einer bestimmten Region, kann Roger den Anruf an die entsprechende regionale Niederlassung weiterleiten oder lokalisierte Informationen bereitstellen.
Nahtlose Kundenerfahrung: Durch den effektiven Einsatz der IVR-Funktionen im Contact Center bieten Sie ein nahtloses Kundenerlebnis. Die Anrufer müssen nicht darauf warten, dass ein menschlicher Mitarbeiter die Postleitzahl manuell erfasst, was die Wartezeiten verkürzt und die allgemeine Zufriedenheit erhöht. Der automatisierte Prozess gewährleistet Genauigkeit und Effizienz, was zu schnelleren Lösungszeiten führt.

Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie das IVR-System aufsetzen.

Vorteile der automatisierten PLZ-Anfrage

Die Abfrage der PLZ mittels IVR rationalisiert nicht nur Ihren Arbeitsablauf, sondern verbessert auch den Kundenservice. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile.

Verbesserte Effizienz: Durch die Automatisierung der Postleitzahlenerfassung sparen Sie Zeit und Ressourcen sowohl für Ihre Kunden als auch für Ihre Callcenter-Agenten. So kann sich Ihr Team auf komplexere Aufgaben konzentrieren und die Gesamtproduktivität steigern.
Genaue Datenerfassung: Mit den Validierungsfunktionen im Contact Center von ROGER365 können Sie sicherstellen, dass die erfassten Postleitzahlinformationen richtig und zuverlässig sind. Dadurch werden durch menschliche Eingaben verursachte Fehler vermieden und der Bedarf an manueller Datenkorrektur verringert.
Personalisierter Service: Durch die Nutzung der Postleitzahl des Anrufers können Sie einen personalisierten Service auf der Grundlage des jeweiligen Standorts anbieten. So können Sie maßgeschneiderte Informationen und gezielte Werbeaktionen anbieten oder Anrufer an die am besten geeignete regionale Niederlassung oder das Servicecenter weiterleiten.
Skalierbarkeit und Flexibilität: Das IVR-System von ROGER365 ist skalierbar und kann eine große Anzahl von Anrufen gleichzeitig verarbeiten. Es kann leicht an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen angepasst und in Ihre bestehenden Systeme integriert werden.

Die Abfrage der PLZ im Contact Center von ROGER365 vereinfacht den Prozess der Erfassung von Postleitzahlinformationen, erhöht die Effizienz des Arbeitsablaufs und verbessert die allgemeine Kundenerfahrung. Durch die Automatisierung dieses entscheidenden Schrittes können Sie sich auf die Bereitstellung eines außergewöhnlichen Services und die Steigerung der Kundenzufriedenheit konzentrieren. Also, warum warten? Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit eines IVR-System für Postleitzahlabfragen und bringen Sie Ihren Kundenservice auf das nächste Level.

Die nächste Schritte

Gerne erläutern wie Ihnen den Einsatz von IVR für den telefonischen Kundenservice und die Abfrage der PLZ für einen location-based Service. Treten Sie mit uns in Kontakt. Das geht bei uns digital per WhatsApp.

Foto von Rifath @photoripey auf Unsplash