Welche Telefonanlage passt zu meinem Unternehmen?

Telefonsysteme im Vergleich

Welche Telefonanlage zu Ihrem Unternehmen passt, hängt von Ihren Unternehmensstrukturen ab. Bieten Sie Home Office an? Haben Sie mehrere Standorte in Deutschland? Sind Sie weltweit unterwegs? Viele Fragen, die für eine neue Telefonanalage wichtig sind. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen vier verschiedene Systeme mit ihren Vor- und Nachteilen vorstellen.

Moderne Kommunikationswege 

Sie haben es vielleicht gelesen: In der aktuellen Investitionsstudie des Contact-Center-Networks e. V. ist die Investitionsbereitschaft für eine neue und moderne Telefonanlage hoch. Die Telefonanlage verzeichnet einen Anstieg bei den Investitionszielen von 44 % auf 57 % im Jahr 2024. Das verwundert nicht! Die fortschreitende Digitalisierung vieler Geschäftsprozesse, die Möglichkeit von Remote Work (Hybrides Arbeitszeitmodell) und globale Tätigkeitsfelder brauchen moderne und digitale Kommunikationswege. Dazu gehört die Telefonanlage. Hier haben wir Ihnen die Ergebnisse der CCN-Studie zusammengefasst. 

Telefonanlagen im Vergleich

Folgend stelle ich Ihnen diese vier Telefonie-Lösungen vor.

1. On-Premis-Telefonanlage
2. Microsoft Teams Telefonie
3. Cloud-Telefonanlage
4. Hybridlösung 

On-Premis-Telefonanlage – der Klassiker 

Die traditionelle On-Premis-Telefonanlage ist ein Telefonsystem, das physisch vor Ort in den Räumlichkeiten eines Unternehmens installiert ist. Sie (auch bekannt als PBX, für Private Branch Exchange) verbindet interne Telefone (z. B. in Büros) mit externen Telefonnetzen (z. B. dem öffentlichen Telefonnetz). Viele ältere Telefonanlagen nutzen analoge Telefonleitungen oder ISDN, um externe Anrufe zu verwalten. Mit der Einführung von VoIP sind einige Anlagen auf IP-basierte Technologie umgestellt worden, behalten jedoch oft einen Teil der traditionellen Infrastruktur.

Vorteile

• Das Unternehmen hat volle Kontrolle über die Telefonanlage, da es sich vor Ort befindet. 
• Gut für Regionen mit schlechter Internetanbindung (wenn analoge Leitungen genutzt werden).
• Es sind keine externen Anbieter involviert, dass den Datenschutz erhöht. 

Nachteile

• Es bestehen Probleme bei der Skalierbarkeit, da ggf. zusätzliche Hardware & Leitungen benötigt werden.
• Die Anschaffungskosten sind hoch zzgl. entstehen hohe Kosten bei Wartung und Modernisierung.
• Für die Wartung wird geschultes Fachpersonal benötigt. 

Viele Unternehmen sind auf moderne Systeme umgestiegen, die flexibel und einfacher skalierbar sind. Heute punkten diese Systeme in Gebieten mit schlechter Internetanbindung sowie bei hohen  Anforderungen an Datenschutz.

Microsoft Teams als Telefonanlage – der Hub 

Microsoft Teams als Telefonanlage ist eine cloudbasierte Telefonie-Lösung, die Microsoft Teams in eine Kollaborationsplattform für die vollständige Unternehmenskommunikation wandelt. Microsoft Teams wird zu Ihrem Hub der Unternehmenskommunikation. Neben den bekannten Funktionen wie Chat und Videoanrufen bietet Teams die Möglichkeit, Anrufe über das öffentliche Telefonnetz (Public Switched Telephone Network – PSTN) zu tätigen und zu empfangen. 

Das System läuft vollständig in der Cloud und ersetzt dadurch die physisch vor Ort installierte Telefonanlage. Teams kann mit dem öffentlichen Telefonnetz verbunden werden, sodass Nutzer und Nutzerinnen weltweit normale Telefonanrufe tätigen und empfangen können. Dies wird entweder über einen Microsoft Calling Plan oder über Direct Routing erreicht. Die Cloud-Lösung kann bekannte Funktionen wie Anrufweiterleitung/Durchstellen, Halten von Anrufen, Voicemail , Warteschlangen/Microsoft Queues, Auto-Attendant, Gruppenanrufe und Konferenzen. Das flexibilisiert die gesamte Arbeitsstrukturen: Mitarbeitende können von überall, zu jederzeit über verschiedene Endgeräte kommunizieren und zusammenarbeiten. 

Vorteile

• Die komplette Unternehmenskommunikation ist nahtlos in die gelernte Teams-Umgebung eingebettet. 
• Als cloudbasierte Lösung ist Teams-Telefonie für Unternehmen jeder Größe und auch für wachsende Unternehmenskalierbar. 
• Investitionskosten für Hardware und Wartung entfallen.
• Flexibilität für Remote Work, Home Office und weltweiten Standorten
• Die Verwaltung der Teams-Telefonie erfolgt zentral und über die Microsoft-Admin-Oberfläche
• Microsoft als Platzhirsch bietet moderne Sicherheitsfunktionen und regelmäßige Updates
• Viele Unternehmen nutzen bereits die Produkte der Microsoft-Welt (Outlook, SharePoint, OneDrive) mit denen sich Teams nahtlos kombinieren lässt.  

Nachteile

• Herausfordernd kann die Akzeptanz und Eingewöhnungsphase der Mitarbeitenden werden. 
• Die Einrichtung des Direct Routing ist komplex und kann bei der Implementierung Ressourcen kosten.
• Nicht in allen Ländern sind Calling-Pläne günstig – insbesondere im Vergleich zu lokalen Telekommunikationsanbietern. 

Microsoft Teams als Telefonanlage bietet eine moderne, cloudbasierte Lösung, die Kommunikation und Zusammenarbeit in einem einzigen System vereint. Teams als Hub für jegliche Kommunikation lässt sich zudem mit dem Contact Center noch mal grundlegend aufwerten.

Contact Center – das Plus

Teams wird mit dem Contact Center zu einer Omnichannel-Lösung, die Ihre Kommunikation mit Kunden, aber auch zu  internen Abteilungen wie dem IT-Helpdesk, bahnbrechend verändern kann. Über die Integration mit dem CRM-System wie Salesforce o. ä. heben Sie Ihre Datenqualität, verbessern den Kundenservice und schaffen eine moderne Arbeitsumgebung – auch für zukünftige Anforderungen. 

Cloud-Telefonanlage – der Standard 

Die moderne Cloud-Telefonanlage ersetzt eine physische Telefonanlage und bietet verschiedene Telefonie-Funktionen über das Internet. Sie bieten mehr Flexibilität bei der Anbieterwahl und eignen sich gut für Unternehmen, die eine reine Telefonielösung suchen oder unabhängig von einer Kollaborationsplattform wie Microsoft Teams sein möchten.

Im Vergleich zu Teams, bei der die Telefonie-Funktionen einer Cloud-Telefonanlage in die Teams-Oberfläche integriert werden, ist eine reine Cloud-Telefonanlage eine unabhängige Plattform mit der flexiblen Wahl des Telefonanbieters. Die Vorteile der Skalierbarkeit und flexiblen und globalen Verfügbarkeit hat die Cloud-Telefonanlage gemeinsam mit Microsoft Teams. Genauso wie die cloudbasierte Architektur des Systems, ohne eine physische Anlage vor Ort. 

Vorteile

• Es ist eine plattformunabhängige Lösung, ohne eine ganze Kollaborationsplattform zu brauchen, oder für Unternehmen, die ihre eigene bzw. eine andere Kollaborationsplattformen weiterhin nutzen möchten (und nicht auf Microsoft Teams umsteigenwollen). 
• Sie punktet mit der freien Anbieterwahl. 

Nachteile

• Ein weiteres System in der IT-Landschaft im Unternehmen, dass administriert werden muss und Fachwissen für Updates & Wartung benötigt.
• Ein weiteres System, dass von Mitarbeitenden gelernt werden muss. 
• Keine zentrale Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Arbeitsprozessen über die Systeme hinweg. 

Eine cloudbasierte Telefonanlage ersetzt eine physische und bietet Telefonie-Funktionen wie Anrufweiterleitung, Voicemail, Auto-Attendant und mehr über das Internet. Sie ist unabhängig von Plattformen und oft flexibel in der Wahl des Telefonieanbieters. Gegenüber Microsoft Teams verliert das System jedoch an Möglichkeiten, was die Zusammenarbeit, Dokumentation und Erweiterbarkeit angehen. 

Hybride Telefonanlage – die Zwischenlösung 

Eine Hybrid-Telefonanlage kombiniert Elemente von traditionellen On-Premis-Telefonanlagen mit modernen Cloud-Telefonie-Funktionen. Sie bietet Unternehmen die Möglichkeit, vorhandene Telefonieinfrastruktur weiter zu nutzen und gleichzeitig von den Vorteilen der Cloud zu profitieren. Ein Unternehmen hat eine vorhandene ISDN-basierte Telefonanlage im Büro. Lokale Anrufe zwischen Büroräumen bleiben über die bestehende Telefonanlage. Externe Anrufe und Voicemail-Funktionen werden in die Cloud ausgelagert, z. B. durch die Integration mit Microsoft Teams.

Vorteile

• Sie ist eine kosteneffiziente Lösung, die vorhandene Hardware nutzt.
• Sie setzt auf Skalierbarkeit, cloudbasierte Funktionen können schrittweise hinzugefügt werden. 
• Sie punktet durch Ausfallsicherheit, weil die lokale Telefonie von der Internetverbindung unabhängig ist.
• Sie ermöglicht Zugriff von überall für Remote Work via Cloud und für Büromitarbeitende über die lokale Infrastruktur. 

Nachteile

• Die hat die Nachteile der On-Premis-Lösung und die Nachteile der Cloud-Telefonanlage.
• Die Verwaltung einer Hybridlösung ist oft komplexer, da sowohl lokale als auch cloudbasierte Systeme koordiniert werden müssen.
• Die Kombination erfordert spezialisiertes Wissen für Installation, Support & Wartung.

Eine Hybrid-Telefonanlage ist eine ideale Zwischenlösung für Unternehmen, die den Übergang zur Cloud-Telefonie schrittweise und kosteneffizient gestalten möchten, ohne ihre bestehende Infrastruktur sofort aufzugeben. 

Telefon-Lösungen für den Mittelstand

Welche der Telefonanlagen die richtige für Ihr Unternehmen ist, muss strategisch entschieden werden. Es geht um die Unternehmensstruktur heute und, wie Sie sie in Zukunft anstreben. Wollen Sie in Zukunft Home-Office etablieren oder müssen verschiedene Standorte oder sogar Zeitzonen vernetzen werden? Dann sollte Ihre Telefonanlage schon heute dafür gewappnet sein. 

Ich fasse die vier Lösungen zusammen: 

On-Premis-Telefonanlagen sind ideal für Unternehmen mit Wunsch nach Kontrolle und hoher Datensicherheit.

Microsoft Teams-Telefonie eignet sich für Organisationen, die Kollaboration und Telefonie in einer Plattform vereinen möchten. Was Sie bei der Teams-Telefonie beachten müssen, lesen Sie in unserem Leitfaden für Teams als Telefonanlage.

Cloud-Telefonanlagen bieten Flexibilität und eignen sich besonders für Unternehmen, die sofort eine cloudbasierte Lösung benötigen.

Hybride Lösungen sind perfekt für Unternehmen, die ihre bestehende Infrastruktur behalten, aber schrittweise moderne Cloud-Funktionen nutzen möchten.

Foto von Pavan Trikutam auf Unsplash